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    你是这样开始做PPT的吗?

    领导总是把任务布置给你,

    还给你一叠厚厚的资料,

    你的工作是把它变成PPT,

    甚至明天就等着用。

    你可不想今晚的约会泡汤,

    怎么办?

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    也许你尝试过这样做:

    先确定标题,

    再分解目录,

    再整合材料,

    把数据换成图表,

    把文本换成框图。

    天啊!

    想想就觉得这工作量似乎太大了点吧!

    复制品永远不会给你带来惊喜!

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    还是习惯性进入C2C状态吧!

    Copy现成的思路,Copy现成的目录,Copy现成的母版;

    Copy现成的框图,Copy现成的图表,Copy现成的排版。

    你只需要在历史模板基础上做好填空题和一点点排版。

    我们发现一个小秘密:

    大部分单位的幻灯片质量,取决于第一个认真制作者的水平

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    讲故事!

    那我该怎么办?

    你一定听过这样的建议吧:在PPT里要讲一个好故事。

    讲一个好故事?

    可我做个工作汇报,

    也要琢磨去讲故事?

    你在讲笑话吧,

    这样弄不好我的PPT变成事故了。

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    讲故事!

    换个角度想想,

    时光倒流你回到小时候,

    坐在妈妈的怀里,

    听妈妈吗讲故事,

    为什么每个小孩都喜欢听妈妈讲故事?

    故事的魅力在于能够抓住听众的心,

    能够让听众跟随你的思路去思考。

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    主角线索

    不管是喜羊羊与灰太郎还是闪闪的红星,你会发现,只要是一个故事,一定有这样的特点:一个主角;

    一条或两条线索(一明一暗)支撑起跌宕起伏的情节。

    我们的PPT也需要这样的线索才能搭起材料和主题之间的桥梁。PPT不是因为长才变得难以记忆,而是因为没有一条好线索。

    想想那些烂电影,长不是问题,结构散乱才是问题。

    要让你的PPT为别人好记住,就得找到一条串联所有材料的好线索!

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    没有线索,你的PPT不过是一堆散乱的珠子。当你把一堆珍珠(材料)用一条丝线(主线)串联起来的时候,你的珍珠项链(PPT)就出来啦!

    我们认为整体构思就是找到属于你的PPT线索的过程!

    不同的对象,不同的场合,不同的材料,每次都可以找到不同的线索。找对了线索,整个PPT才会变得特别流畅和有说服力,并能很方便地指导你取舍合适的材料。

    当然,你也可以把这个过程通俗地叫“讲故事”。看看我们的图示——什么是整体构思?

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    什么是线索

    那什么可以成为线索?

    • 时间线

    • 空间线

    • 某种习惯的结构

    • 标准的商业文案提纲

    • 经典的管理理论框架

    都可以成为PPT的好线索。

    让我们用几个公司介绍的实例来说明吧。

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    时间线

    公司介绍可不可以用时间线来组织?

    • 过去、现在、将来

    • 创业、发展、腾飞

    • 历史、现状、远景

    • 项目的关键里程碑

    这些都是很好的时间轴

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    空间线

    公司介绍可不可以用地区做线索?

    • 并列不同的业务区域

    • 本地的、全国的、世界的范围递进

    广义的空间应该包括一切有空间感的线索,不仅仅局限于地理概念,比如生产流水线、地铁线、大楼导航图等。

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    结构线

    将PPT的内容分解为一系列单元,可以根据需要互换顺序和裁剪,比如公司介绍也可以用下列单元组合来讲:

    • 成功用户

    • 一流产品

    • 优秀团队

    • 激情文化

    • 未来规划

    这样的公司介绍,其实也很常见吧?

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    更多的结构线

    结构化的分类方式太多了:

    • 按产品单元线分类

    • 按组织部门线分类

    • 按业务领域线分类

    • 按客户类型线分类

    其实只要肯思考,你总不难找到合适的答案。

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    标准商业文案提纲

    在大部分商业场合,

    你可以直接套用大家习惯的文档结构,比如:

    产品介绍、战略规划、年度总结、日常汇报、投标答辩、商业计划、实施计划、解决方案、产品培训等。

    这些都可以找到现成且规范的提纲。

    假如你没有思路,请尝试在PowerPoint2007以后的版本中选择“新建演示文稿”菜单,有微软在线商业文案模板导航,在这里面你去寻找模板下载试试,会有惊喜!

    经典管理理论框架

    大部分经典管理理论都提供了分析问题的思路和方法,这些方法为大家广泛熟悉后,就形成标准的分析问题的方法论。

    所以借鉴这些大家熟悉的理论,搭建你PPT的线索,既专业又容易建立说服力!

    在不同专业领域这样的理论框架很多,不过你得确定你的听众非常熟悉这些方法,这样才能水平沟通。

    下面我们用本书的《前言》为示例说明如何借鉴经典管理理论的。

    本书《前言》沿用的是金字塔原理里推荐的SCQA结构(情景—冲突—问题—回答)设计的。

    S(Situation):现在都流行做PPT

    C(Complication):你的PPT让人昏睡

    Q(Question):为什么会这样

    A(Answer):解决方案是……

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    不迷信金字塔原理也行,我们完全可以换一个PREP结构试试。

    提出立场(Position):白领必须学好PPT!

    阐释理由(Reason): 1. PPT比Word更直观  2. 领导现在都喜欢看PPT  3. 好的PPT能让你脱颖而出

    列举实例(Example):上个月小A的PPT做砸后,扣绩效了!  小B这次例会PPT很棒,被提拔了!

    强调立场(Position):请抓紧学习PPT,不妨参加《说服力 让你的PPT会说话》培训!  做成幻灯片是这样的。

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    再换一个AIDA结构试试。

    注意(Attention):记得上次会议上那个精彩的PPT吗?

    兴趣(Interest): 要是没有这个PPT也不会那么容易说服老板吧?

    欲望(Desire): 你不想成为PPT达人吗?

    行动(Action): 现在就去行动吧?

    小知识:

    第一个字母A要求你在向听众传递信息之前,你必须回答听众第一个问题,那就是“为什么我要听你说”。

    第二个字母I需要通过向听众展示PPT的核心主题,让听众保持对话题持续的兴趣。

    第三个字母D告诉我们PPT内容可能会引发客户的兴趣,但仅有兴趣是不够的,必须和客户需求联系起来。

    最后一个字母A代表的是行动。好的PPT最后一页不是致谢,而是行动号召。

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    要是做出FAB结构你得这样讲。

    卖点(Features):你的PPT做得棒!

    优势(Advantages):你的演讲更有说服力!

    价值(Benefit):关键时刻你会赢得机会!

    按照FAB结构进行阐述,你的PPT内容可以有四种组织顺序。

    F—A—B:特点—优势—利益;A—F—B:优势—特点—利益;

    B—F—A:利益—特点—优势;B—A—F:利益—优势—特点。

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    创意线

    见惯了四平八稳的主线,要是突然来点创意,

    会让PPT更加吸引听众。

    只要肯构思,总不缺乏好的创意线索,

    比如引用经典的名人语录做线索。

    没有名人名言,像法则、忠告、建议、习惯之类加上数字,也可以成为好线索。

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    发挥你的创意吧!

    好线索唯一的局限是你的想象力!

    比如,用大家都熟悉和认可带有比喻含义的图片、卡通形象

    来组织PPT的线索,这就是一个常用的方法。

    比如右边的《PPT就像女人的胸罩》,你也许很想去看看为什么吧?

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    做好整体构思的建议1:关闭电脑

    做好整体构思的建议2:先做大纲

    做好整体构思的建议3:全局浏览

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    关闭电脑?!

    没错!不关闭电脑你会忍住不成为COPY族吗?

    复制可以保证最基本的质量,但是永远不会让你成为高手。

    总是依赖别人的模板,不独立思考一次,那怎么行?

    想成为高手,必须要启动大脑;要启动大脑,请一定关闭电脑。

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    有的人喜欢手绘提纲,有的人喜欢用Word大纲,还有很多人喜欢用Mindmanager思维导图软件,当然你要喜欢“写在餐巾纸的背面”,我们也没有意见。

    无论如何请你先把大纲做出来,线索就是思路,写大纲的过程就是把你的思路逐步清晰化的过程。

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    请抛弃PageDown和PageUp的幻灯片浏览习惯,立即改变一页一页翻看PPT的惯性,这样会让你很难看见整个幻灯片的线索。

    从普通视图切换到浏览视图吧,只有从整体观察,你才能发现PPT在结构上的问题。

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    我们建议特别复杂的PPT

    不妨设计一张这样的页面

    如果PowerPoint支持这样的浏览视图那么幻灯片的逻辑就一目了然了

    小定义:转场是电影概念,表示场景和场景的过渡,我们借用来表达PPT一个结构单元结束后向另一个单元的切换,通过制作一个目录导航的页面,帮助听众切换思维进入下一单元,所以叫转场页。

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    整体构思完成后,你构思的结果最终反映在目录上。目录就可以看做是整个PPT最简明的大纲。

    做一个好目录,能让观众知道你今天准备讲什么,这一点很重要。

    一般来讲,我们不提倡超过七个单元的内容目录,这会让观众非常累,三或者五个单元,是比较理想的目录,也很好设计目录的版式。

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    不过很多PPT目录并不复杂,但的确给人一种简陋感,比如你的目录也像左边的这么难看?没有关系,下面我们教你几招做好看一点目录的方法。

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    首先,目录的文字你要好好修改一下,像上面的那种长长短短的文字排版,有一个比较形象的说法叫“破抹布”。这种破抹布在文字排版中,尤其是目录排版中需要尽量避免的。

    要避免这种情况,首先就要把每段文字尽量修整成长短一致的段落。

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    要是你想继续美化,不妨在文本框下配上底色,然后用特殊效果的数字序号串联。

    这样就将当前的位置和整体的目录一目了然地展示出来了。

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    这个进度条型目录在网上很流行,其实是用百分比堆积条形图做的,类别设置只用一行。

    把目录项设置系列

    按时长设置每个系列的数值

    然后生成百分比堆积条形图

    删除网格,坐标轴,系列名称等

    给每个格子设置不同的颜色

    设置倒影效果

    好处:精确表现了每部分时长,而且方便调整。

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    如果觉得进度条目录提供信息太简单的话,

    而且也不知道当前具体讲解道哪个位置的话,

    那么套上一个半透明蒙版,

    现在的问题是不是就解决了呢?

    这个算对进度条目录的一种改造。

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    也许我们已经习惯了垂直布局的文字排版。

    但是,目录真的只能垂直排版吗?横过来行不行?

    一般目录都是文字,可以配图吗?

    目录的文字走向都是横平竖直的,斜的可以吗?

    总之,可以打破的惯性思维很多,当你改变了一种常规的形式,你的目录就变得更加丰富多彩。

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    我们可以给每个项目配上图片,进一步提炼关键字后把关键字加红强调。这样的目录是不是比原版的已经有了很大的进步?

    不过这样的目录还是从上到下的垂直布局,可不可以再大胆变化一下呢?

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    把目录旋转90度,效果是不是完全不一样了?

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    做这样的一个目录不难吧?

    倾斜一个角度,打破原来的平衡状态,巨大的“目录”两个字和下面的小字形成强烈的对比,看起来也挺酷的。

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    把文字变成放射状排列,是不是也挺好玩?

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    虽然我们很强调排版时文字对齐

    但是偶尔做一些不对齐的排版,可能会取得意想不到的效果。

    仅仅是把三个项目渐次错开,版面就不再像原始版本那么单调了。

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    环形布置三个项目,是不是感觉很新颖?如果这三个项目正好能构成一个循环的关系,采用这种形式的目录真是再合适不过了。

    比如这个PPT是讲关于时间管理的,把目录做成一个钟面的样子,跟内容还是蛮有相关性的。

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    一个好的目录不仅要让观众知道你今天准备讲什么,最好还要让观众知道,你准备花多少时间来讲每个部分的内容。

    所以,带时间线的目录就应运而生了。

    比如我们把前面的那个竖排的目录稍微调整一下,理念、方法、价值三个圆圈分别按照你准备讲述的时间长短比例做一个调整,观众就会明白,你这次一共讲三个内容,其中方法部分用的时间是最长的。

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    你还可以很好地利用目录中几个单元之间的逻辑关系来设计目录。

    比如在讲述项目管理中范围、时间、质量、成本这四个方面的知识的时候,你当然可以做成左图绿颜色部分那样的目录。

    但是如果你把这四个主题做成大图那样的等边三角形构图,既表达了你这次所要讲述的内容,同时又给大家展示了这四者在项目管理学中的相互关系。是不是给人的感觉完全不同了?

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    前面做的几个目录是不是感觉也没什么好看呢?

    一个页面如果只有简单的几个字,效果当然不好。

    我们可以从以下几个方面来进一步美化这个页面。

    1. 文字艺术字化,给文字设置填充颜色,边框,阴影等,让文字更富有变化。

    2. 给页面配一个相关的图片,比如讲时间管理,配一个闹钟的图片可能是比较合适的,为了让背景图片不过于抢眼球,把图片颜色调暗一点。

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    如果你的PPT文档比较长,为了让观众知道你正在讲那个部分,转场页几乎是必须的。

    目录做好以后,很容易就能把这个目录变成转场页。

    最直接有效的办法就是加强正在讲的那个项目的文字颜色,弱化其他项目。

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    在上一本《说服力:让你的PPT会说话》一书中,我们介绍了很多常用的目录和转场页设计的思路,大家不妨参考。

    其实目录设计和封面设计一样,快速提高目录制作技巧的方法也是多看多学。我们收集了一些比较有创意的目录页面,供大家参考。

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    这是一个典型的横排目录的形式。

    利用柔道的白带、红带、黑带分别对应所讲主题的三个阶段。

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    这个目录很有特点,没有采用传统的横排、竖排的形式,而是借用了照片叠放的形式。

    利用四张看似随意叠放的照片,边上配上文字,展现了四个主题。

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    这个页面在原PPT里面并不是一个目录页,而是一个总结页面。

    但是用来作为目录也是很好的,做法也非常简单,就是5张图片配上文字,而第一个没有图片的地方采用了红色的色块加以填充,画面整体上得到平衡。