你是这样开始做PPT的吗?
领导总是把任务布置给你,
还给你一叠厚厚的资料,
你的工作是把它变成PPT,
甚至明天就等着用。
你可不想今晚的约会泡汤,
怎么办?
也许你尝试过这样做:
先确定标题,
再分解目录,
再整合材料,
把数据换成图表,
把文本换成框图。
天啊!
想想就觉得这工作量似乎太大了点吧!
复制品永远不会给你带来惊喜!
还是习惯性进入C2C状态吧!
Copy现成的思路,Copy现成的目录,Copy现成的母版;
Copy现成的框图,Copy现成的图表,Copy现成的排版。
你只需要在历史模板基础上做好填空题和一点点排版。
我们发现一个小秘密:
大部分单位的幻灯片质量,取决于第一个认真制作者的水平。
讲故事!
那我该怎么办?
你一定听过这样的建议吧:在PPT里要讲一个好故事。
讲一个好故事?
可我做个工作汇报,
也要琢磨去讲故事?
你在讲笑话吧,
这样弄不好我的PPT变成事故了。
讲故事!
换个角度想想,
时光倒流你回到小时候,
坐在妈妈的怀里,
听妈妈吗讲故事,
为什么每个小孩都喜欢听妈妈讲故事?
故事的魅力在于能够抓住听众的心,
能够让听众跟随你的思路去思考。
主角线索
不管是喜羊羊与灰太郎还是闪闪的红星,你会发现,只要是一个故事,一定有这样的特点:一个主角;
一条或两条线索(一明一暗)支撑起跌宕起伏的情节。
我们的PPT也需要这样的线索才能搭起材料和主题之间的桥梁。PPT不是因为长才变得难以记忆,而是因为没有一条好线索。
想想那些烂电影,长不是问题,结构散乱才是问题。
要让你的PPT为别人好记住,就得找到一条串联所有材料的好线索!
没有线索,你的PPT不过是一堆散乱的珠子。当你把一堆珍珠(材料)用一条丝线(主线)串联起来的时候,你的珍珠项链(PPT)就出来啦!
我们认为整体构思就是找到属于你的PPT线索的过程!
不同的对象,不同的场合,不同的材料,每次都可以找到不同的线索。找对了线索,整个PPT才会变得特别流畅和有说服力,并能很方便地指导你取舍合适的材料。
当然,你也可以把这个过程通俗地叫“讲故事”。看看我们的图示——什么是整体构思?
什么是线索
那什么可以成为线索?
• 时间线
• 空间线
• 某种习惯的结构
• 标准的商业文案提纲
• 经典的管理理论框架
都可以成为PPT的好线索。
让我们用几个公司介绍的实例来说明吧。
时间线
公司介绍可不可以用时间线来组织?
• 过去、现在、将来
• 创业、发展、腾飞
• 历史、现状、远景
• 项目的关键里程碑
这些都是很好的时间轴
空间线
公司介绍可不可以用地区做线索?
• 并列不同的业务区域
• 本地的、全国的、世界的范围递进
广义的空间应该包括一切有空间感的线索,不仅仅局限于地理概念,比如生产流水线、地铁线、大楼导航图等。
结构线
将PPT的内容分解为一系列单元,可以根据需要互换顺序和裁剪,比如公司介绍也可以用下列单元组合来讲:
• 成功用户
• 一流产品
• 优秀团队
• 激情文化
• 未来规划
这样的公司介绍,其实也很常见吧?
更多的结构线
结构化的分类方式太多了:
• 按产品单元线分类
• 按组织部门线分类
• 按业务领域线分类
• 按客户类型线分类
其实只要肯思考,你总不难找到合适的答案。
标准商业文案提纲
在大部分商业场合,
你可以直接套用大家习惯的文档结构,比如:
产品介绍、战略规划、年度总结、日常汇报、投标答辩、商业计划、实施计划、解决方案、产品培训等。
这些都可以找到现成且规范的提纲。
假如你没有思路,请尝试在PowerPoint2007以后的版本中选择“新建演示文稿”菜单,有微软在线商业文案模板导航,在这里面你去寻找模板下载试试,会有惊喜!
大部分经典管理理论都提供了分析问题的思路和方法,这些方法为大家广泛熟悉后,就形成标准的分析问题的方法论。
所以借鉴这些大家熟悉的理论,搭建你PPT的线索,既专业又容易建立说服力!
在不同专业领域这样的理论框架很多,不过你得确定你的听众非常熟悉这些方法,这样才能水平沟通。
下面我们用本书的《前言》为示例说明如何借鉴经典管理理论的。
本书《前言》沿用的是金字塔原理里推荐的SCQA结构(情景—冲突—问题—回答)设计的。
S(Situation):现在都流行做PPT
C(Complication):你的PPT让人昏睡
Q(Question):为什么会这样
A(Answer):解决方案是……
不迷信金字塔原理也行,我们完全可以换一个PREP结构试试。
提出立场(Position):白领必须学好PPT!
阐释理由(Reason): 1. PPT比Word更直观 2. 领导现在都喜欢看PPT 3. 好的PPT能让你脱颖而出
列举实例(Example):上个月小A的PPT做砸后,扣绩效了! 小B这次例会PPT很棒,被提拔了!
强调立场(Position):请抓紧学习PPT,不妨参加《说服力 让你的PPT会说话》培训! 做成幻灯片是这样的。
注意(Attention):记得上次会议上那个精彩的PPT吗?
兴趣(Interest): 要是没有这个PPT也不会那么容易说服老板吧?
欲望(Desire): 你不想成为PPT达人吗?
行动(Action): 现在就去行动吧?
小知识:
第一个字母A要求你在向听众传递信息之前,你必须回答听众第一个问题,那就是“为什么我要听你说”。
第二个字母I需要通过向听众展示PPT的核心主题,让听众保持对话题持续的兴趣。
第三个字母D告诉我们PPT内容可能会引发客户的兴趣,但仅有兴趣是不够的,必须和客户需求联系起来。
最后一个字母A代表的是行动。好的PPT最后一页不是致谢,而是行动号召。
卖点(Features):你的PPT做得棒!
优势(Advantages):你的演讲更有说服力!
价值(Benefit):关键时刻你会赢得机会!
按照FAB结构进行阐述,你的PPT内容可以有四种组织顺序。
F—A—B:特点—优势—利益;A—F—B:优势—特点—利益;
B—F—A:利益—特点—优势;B—A—F:利益—优势—特点。
创意线
见惯了四平八稳的主线,要是突然来点创意,
会让PPT更加吸引听众。
只要肯构思,总不缺乏好的创意线索,
比如引用经典的名人语录做线索。
没有名人名言,像法则、忠告、建议、习惯之类加上数字,也可以成为好线索。
发挥你的创意吧!
好线索唯一的局限是你的想象力!
比如,用大家都熟悉和认可带有比喻含义的图片、卡通形象
来组织PPT的线索,这就是一个常用的方法。
比如右边的《PPT就像女人的胸罩》,你也许很想去看看为什么吧?
做好整体构思的建议1:关闭电脑
做好整体构思的建议2:先做大纲
做好整体构思的建议3:全局浏览
关闭电脑?!
没错!不关闭电脑你会忍住不成为COPY族吗?
复制可以保证最基本的质量,但是永远不会让你成为高手。
总是依赖别人的模板,不独立思考一次,那怎么行?
想成为高手,必须要启动大脑;要启动大脑,请一定关闭电脑。
有的人喜欢手绘提纲,有的人喜欢用Word大纲,还有很多人喜欢用Mindmanager思维导图软件,当然你要喜欢“写在餐巾纸的背面”,我们也没有意见。
无论如何请你先把大纲做出来,线索就是思路,写大纲的过程就是把你的思路逐步清晰化的过程。
请抛弃PageDown和PageUp的幻灯片浏览习惯,立即改变一页一页翻看PPT的惯性,这样会让你很难看见整个幻灯片的线索。
从普通视图切换到浏览视图吧,只有从整体观察,你才能发现PPT在结构上的问题。
我们建议特别复杂的PPT
不妨设计一张这样的页面
如果PowerPoint支持这样的浏览视图那么幻灯片的逻辑就一目了然了
小定义:转场是电影概念,表示场景和场景的过渡,我们借用来表达PPT一个结构单元结束后向另一个单元的切换,通过制作一个目录导航的页面,帮助听众切换思维进入下一单元,所以叫转场页。
整体构思完成后,你构思的结果最终反映在目录上。目录就可以看做是整个PPT最简明的大纲。
做一个好目录,能让观众知道你今天准备讲什么,这一点很重要。
一般来讲,我们不提倡超过七个单元的内容目录,这会让观众非常累,三或者五个单元,是比较理想的目录,也很好设计目录的版式。
不过很多PPT目录并不复杂,但的确给人一种简陋感,比如你的目录也像左边的这么难看?没有关系,下面我们教你几招做好看一点目录的方法。
首先,目录的文字你要好好修改一下,像上面的那种长长短短的文字排版,有一个比较形象的说法叫“破抹布”。这种破抹布在文字排版中,尤其是目录排版中需要尽量避免的。
要避免这种情况,首先就要把每段文字尽量修整成长短一致的段落。
要是你想继续美化,不妨在文本框下配上底色,然后用特殊效果的数字序号串联。
这样就将当前的位置和整体的目录一目了然地展示出来了。
这个进度条型目录在网上很流行,其实是用百分比堆积条形图做的,类别设置只用一行。
把目录项设置系列
按时长设置每个系列的数值
然后生成百分比堆积条形图
删除网格,坐标轴,系列名称等
给每个格子设置不同的颜色
设置倒影效果
好处:精确表现了每部分时长,而且方便调整。
如果觉得进度条目录提供信息太简单的话,
而且也不知道当前具体讲解道哪个位置的话,
那么套上一个半透明蒙版,
现在的问题是不是就解决了呢?
这个算对进度条目录的一种改造。
也许我们已经习惯了垂直布局的文字排版。
但是,目录真的只能垂直排版吗?横过来行不行?
一般目录都是文字,可以配图吗?
目录的文字走向都是横平竖直的,斜的可以吗?
总之,可以打破的惯性思维很多,当你改变了一种常规的形式,你的目录就变得更加丰富多彩。
我们可以给每个项目配上图片,进一步提炼关键字后把关键字加红强调。这样的目录是不是比原版的已经有了很大的进步?
不过这样的目录还是从上到下的垂直布局,可不可以再大胆变化一下呢?
把目录旋转90度,效果是不是完全不一样了?
做这样的一个目录不难吧?
倾斜一个角度,打破原来的平衡状态,巨大的“目录”两个字和下面的小字形成强烈的对比,看起来也挺酷的。
把文字变成放射状排列,是不是也挺好玩?
虽然我们很强调排版时文字对齐
但是偶尔做一些不对齐的排版,可能会取得意想不到的效果。
仅仅是把三个项目渐次错开,版面就不再像原始版本那么单调了。
环形布置三个项目,是不是感觉很新颖?如果这三个项目正好能构成一个循环的关系,采用这种形式的目录真是再合适不过了。
比如这个PPT是讲关于时间管理的,把目录做成一个钟面的样子,跟内容还是蛮有相关性的。
一个好的目录不仅要让观众知道你今天准备讲什么,最好还要让观众知道,你准备花多少时间来讲每个部分的内容。
所以,带时间线的目录就应运而生了。
比如我们把前面的那个竖排的目录稍微调整一下,理念、方法、价值三个圆圈分别按照你准备讲述的时间长短比例做一个调整,观众就会明白,你这次一共讲三个内容,其中方法部分用的时间是最长的。
你还可以很好地利用目录中几个单元之间的逻辑关系来设计目录。
比如在讲述项目管理中范围、时间、质量、成本这四个方面的知识的时候,你当然可以做成左图绿颜色部分那样的目录。
但是如果你把这四个主题做成大图那样的等边三角形构图,既表达了你这次所要讲述的内容,同时又给大家展示了这四者在项目管理学中的相互关系。是不是给人的感觉完全不同了?
前面做的几个目录是不是感觉也没什么好看呢?
一个页面如果只有简单的几个字,效果当然不好。
我们可以从以下几个方面来进一步美化这个页面。
文字艺术字化,给文字设置填充颜色,边框,阴影等,让文字更富有变化。
给页面配一个相关的图片,比如讲时间管理,配一个闹钟的图片可能是比较合适的,为了让背景图片不过于抢眼球,把图片颜色调暗一点。
如果你的PPT文档比较长,为了让观众知道你正在讲那个部分,转场页几乎是必须的。
目录做好以后,很容易就能把这个目录变成转场页。
最直接有效的办法就是加强正在讲的那个项目的文字颜色,弱化其他项目。
在上一本《说服力:让你的PPT会说话》一书中,我们介绍了很多常用的目录和转场页设计的思路,大家不妨参考。
其实目录设计和封面设计一样,快速提高目录制作技巧的方法也是多看多学。我们收集了一些比较有创意的目录页面,供大家参考。
这是一个典型的横排目录的形式。
利用柔道的白带、红带、黑带分别对应所讲主题的三个阶段。
这个目录很有特点,没有采用传统的横排、竖排的形式,而是借用了照片叠放的形式。
利用四张看似随意叠放的照片,边上配上文字,展现了四个主题。
这个页面在原PPT里面并不是一个目录页,而是一个总结页面。
但是用来作为目录也是很好的,做法也非常简单,就是5张图片配上文字,而第一个没有图片的地方采用了红色的色块加以填充,画面整体上得到平衡。