第3章　Excel中的名称

第3章　Excel中的名称

你可能早就注意到，在Excel公式栏的左边有一个下拉框，这个下拉框里面通常显示的是选中的单元格的地址；不过，你也许不知道，这个下拉框有一个专门的名字叫“名称框”，它是用来给选中的单元格或者单元格区域定义名称的，而且相当有用！

3.1　给单个单元格命名

在默认情况下，名称框显示的是选中的单元格的地址（见图3-1）。事实上，单元格地址本身就是一个代表单元格在工作表中位置的一个名称，不过这个名称总是让人觉得冷冰冰的，不是那么友好。

图3-1

其实我们还可以给选中的单元格再取一个好记的“别名”，具体操作如下。

选中任意一个单元格，在名称栏中给选中的单元格输入自定义的名字，然后按Enter键，现在你所选中的单元格就有了一个新的名字。

给单元格取一个新的名字可以让引用了该单元格的公式和函数变得更容易理解！

比如在单元格B2中输入数字：3.14159（见图3-2），用光标选中B2单元格，然后在名称栏中输入文字“圆周率”后按Enter键，现在B2这个单元格不仅仅叫做B2，我们又给它起了一个新的名称“圆周率”。如果在当前工作簿的任何公式里引用B2单元格，都可以用“圆周率”三个字来替代。仔细观察图3-2中所示的活动单元格中的公式，其中，公式中的“圆周率”三个字代表数值3.14159所在的单元格地址B2。

图3-2

公式“=圆周率*D4^2”，这里的“圆周率”是单元格B2的名字，符号“^”是Excel中乘方的符号。

由此可见，在Excel中使用名称可以让单元格地址的引用变得直观和更有意义，让Excel中的公式变得更容易理解和维护。在复杂的Excel表格或模型设计中，可能会大量地使用Excel名称技术。在本书的后面，我们会见到很多这样的案例。

Excel除了可以给单个单元格命名以外，还可以给单元格区域、文本或数值命名，甚至可以给公式命名。

3.2　命名单元格区域

我们不仅可以给一个单元格命名，还可以给单元格“区域”命名。给单元格“区域”命名时，只需选中要命名的单元格区域，然后在名称栏中输入自定义的名称后按Enter键即可。例如，在图3-3中，选中A3:E3单元格区域，在名称栏中输入“表头”，按下Enter键以后，该表格的第一行就被命名为“表头”了。

图3-3

当我们单击名称栏旁边的下拉箭头，该工作簿文件中的所有名称都会显示在弹出的下拉列表中（除了下面要讲到的命名公式的名称以外）。

定义名称能让我们快速地定位到Excel工作表中的特定位置。比如，如果想接着把图3-3所示表格的表头再修饰一下，那么我们可以用鼠标单击名称栏右侧的下拉按钮，在下拉列表中选择“表头”，Excel会立即选中“表头”所定义的数据区域，现在你可以对“表头”设置新的格式，如图3-4所示。

图3-4

Excel除了可以给连续的单元格区域命名以外，还可以给“不连续”的单元格区域定义名称，具体操作为：按住Ctrl键，用鼠标选取不连续的单元格区域，在名称栏里输入定义的名称，然后按Enter键即可，如图3-5所示。

图3-5

在工作中，如果我们需要快速定位到某个已经定义了名称的单元格或者单元格区域，除了可以在名称栏中选择名称外，还可以按下快捷键F5，调出“定位”对话框。在“定位”对话框中快速定位到名称所代表的区域（对应的菜单操作为：选择“开始→编辑→查找选择→定位”命令），如图3-6所示。

图3-6

3.3　给文本或数值命名

在Excel中，我们不但可以给文本或数字所在的单元格取一个名称，还可以直接给文本或者数字命名。比如在前面的例子中，我们不必把3.14159存储在单元格中，而是在Excel中直接给这个数值取一个名称，让Excel记住它。

具体操作如下：选择“公式→定义的名称→定义名称”命令。

在弹出的“新建名称”对话框中，进行如图3-7所示的设置，然后单击“确定”按钮。

图3-7

这里的“YZL”（圆周率汉语拼音首字母缩写）是我们给圆周率这个数值取的名称。设置完成后，就可以在需要使用3.14159的公式里用“YZL”代替。例如在工作表的A1单元格中输入=YZL*(5^2)就得到半径为5的圆形的面积78.53975。

3.4　给公式取一个名字

给公式也能取一个名字？是的！

在图3-8中，Excel工作表A列存有学生的成绩，我们在B列中设计一个公式判断该成绩是否及格（大于等于60分为及格）。在B2单元格中输入“=IF(B2>=60,"及格","不及格")”，然后向下自动填充。如果觉得这个公式太长，而且可能在当前工作表的其他地方重复使用，那么可以把该公式定义为一个简短的名称，具体方法如下。

图3-8

选中C2单元格，我们要以该单元格为基准设计公式，选择“公式→定义的名称→定义名称”命令，在弹出的“新建名称”对话框中，输入如图3-8所示的内容，然后单击“确定”按钮。我们把该公式命名为“及格否”。

命名公式“=IF(B2>=60,"及格","不及格")”的含义是：以当前“活动单元格”C2为基准，判断该单元格左侧的单元格内的数值是否大于等于60，如果是，则公式结果为“及格”，否则为“不及格”。

这时我们需要强调的是：我们设计的公式必须针对活动单元格设计（在这个例子里为C2单元格）。

另外需要注意的是，命名公式只能用在定义它的工作表中，如果命名公式在其他工作表中使用，可能会引用不正确的数据。比如上面这个例子，我们在Sheet1中定义了命名公式“=IF(B2>=60,"及格","不及格")”，单击“确认”按钮后，Excel 2010会自动在公式中的B2前面加上“Sheet1”字样，变成“=IF(Sheet1!B2>=60,"及格","不及格")”。

定义好命名公式后，在任意单元格中输入“=及格否”，就会判断该公式所在单元格左边的单元格中的数值是否大于等于60，如果是，则公式结果为“及格”，否则为“不及格”，如图3-9所示。