第18章　打造精益办公室

你也许听说过“精益”这个词，它是指通过组织的结构、人员、运行方式和市场供求等方面的变革，使组织能够很快适应用户需求的不断变化，精简组织运营过程中一切无用、多余的东西，最终达到组织运营各方面最好的结果。

这个定义听起来很复杂，其实我们可以简单地把精益理解为“通过变革减少各种浪费”。这里的浪费不仅仅是指那些有形的浪费，例如，对于商务办公活动来说，打印机墨粉、纸张等办公材料的浪费；还包括很多无形的浪费，如等待原始数据，报告在不同部门的传递的时间，报告的过度加工和修饰，员工Office软件的应用能力不足等隐形浪费。

微软Office软件，特别是Excel和Access，在减少商务办公室活动中的浪费，打造精益办公室方面大有作为！

18.1　用Office软件打造精益办公室

如果用一句话来表述商务办公活动中的浪费，我们可以这样说：在商务办公活动中，所有那些对客户来说“非增值活动”都叫做浪费！在Office软件相关的活动中，常见的浪费有以下几个方面。

（1）不备份文件；

（2）报告数据错误；

（3）等待其他人员提供数据；

（4）数据重复录入；

（5）分析报告过度加工和修饰；

（6）报告的层层审批；

（7）重复性操作；

（8）报告的要求不明确，造成返工；

（9）员工的Office软件应用技能不足；

（10）其他……

更具体一点，对于Excel和Access来说，如果你的工作环境中存在以下现象，那么很可能存在着浪费，我们就有可能通过“精益”变革来减少或消除这些浪费。

（1）Excel数据录入错误；

（2）在Excel中需要手工重复输入其他系统中已有的数据；

（3）频繁的复制和粘贴；

（4）从来不使用快捷键；

（5）周期性地手工制作格式基本相同的Excel报告；

（6）收集来的数据需要手工整理使其规范化；

（7）手工数据汇总；

（8）错误的数据分析报告；

（9）经常使用Excel处理数上万行的数据；

（10）不会使用数据透视表；

（11）数据结构混乱；

（12）令人费解的数据展示方式；

（13）其他……

如果工作中存在以上现象，只能让我们每天“看起来”很忙，却不能给客户带来任何价值。下面是一些可能的改进机会：

（1）随时备份文件，并启用Excel的自动保存功能；

（2）充分利用Excel的数据有效性功能减少数据录入的错误；

（3）利用Excel的“获取外部数据”功能将外部数据自动导入Excel；

（4）对于人工查找匹配错误，我们可以利用VLOOKUP()等函数使查找匹配过程自动化；

（5）对于周期性准备格式基本相同的报告，我们可以考虑利用数据透视表及公式函数等功能将报告准备过程自动化；

（6）对于需要手工数据汇总的需求，我们可以考虑利用数据透视表等功能自动汇总；

（7）整合Excel和Access以便取长补短；

（8）数据结构化、规范化；

（9）加强员工的Office软件应用技能的培训；

（10）其他……

适当地利用Office软件的某些技术，可以显著地减少商务办公活动的相关浪费。对于个人来说，同样的工作，在保持（或提高）质量水平的前提下，更快速地完成任务，这也是减少对生命的浪费，使我们不再总是忙于低头拉车，还有时间抬头看路！

办公室精益活动有一套完善的理论。它强调的是从全局出发，减少整个价值链上的浪费。在本书里我们无法过多地介绍精益理论细节上的内容，只是从实管理实践的角度上探讨一下如何利用Office软件减少商务办公活动方面的浪费。

微软Office软件打造精益办公室的基本过程可以总结为：理流程，找机会，做改善！

1．理流程

要减少办公室活动中的浪费，首先要整理组织的办公室活动的流程。你可能认为，我们天天在组织中工作，组织的活动流程熟悉得不能再熟悉了，难道还需要整理整个流程吗？其实，无论你对组织的商务活动多么熟悉，当你把组织的活动的每一个细节都画到纸面的时候，都会有新发现，而且，整理组织流程过程的本身就是一个发现改善机会的过程。

2．找机会

组织活动流程图为我们的精益活动提供了很好的讨论基础，对照组织活动流程图，我们从整体到局部，对每一项活动进行分析，找出问题，看各个活动安排是否合理，活动衔接是否顺畅等。

3．做改善

根据前面分析得到的各种机会，我们需要做出改善。对于每一项活动，我们可以按如下思路分析：我们能不能去除这项活动？我们能不能把这项活动和其他活动合并在一起？我们能不能简化这项活动？

我曾在某跨国公司的国内的制造工厂工作，我所在的商务计划部负责整个工厂的物料计划、生产计划、产能计划、直接生产人员的招聘计划等工作。

对于生产计划活动来说，我们每周一的工作流程及所花费的时间（已经简化）如下所示。

（1）登录公司内部网站，下载客户订单，以Excel文件格式保存到本地硬盘上（5分钟）。

（2）登录公司的另一处内部网站，下载各种产能相关数据，比如设备数量、设备利用率、设备产能、产品良品率等，以Excel文件格式保存到本地硬盘上（10分钟）。

（3）在Excel中进行各种分析，得出订单需求与现有产能之间的差距。由于仅订单一项数据就多达五六万行，再加上数据分析时需要和多个产能相关数据表格相关联，并且涉及大量的公式和函数计算，因此整个过程耗时漫长，而且很容易产生人为错误。最可怕的是，一旦Excel崩溃，整个过程需要重来（2～3个小时）。

（4）拆分报告，把分析结果格式化整理成适合生产人员阅读的报告格式（1小时）。

（5）用E-mail发送分析结果报告给生产相关人员，用于安排指导各项生产活动（5分钟）。

日复一日，我们的工作就一直这样进行，几乎没有人怀疑过这些活动的合理性，直到我们开展办公室精益活动，才开始认真分析研究整个生产计划部门的活动流程。

通过分析生产计划活动整个工作流程，我们发现第（1）项和第（2）项活动可以取消，第（3）、第（4）、第（5）项活动有很大的改善机会。我们决定使用Excel和 Access这两个工具结合来优化生产计划流程。

公司每周把最新的生产计划数据发布到公司内部网页上，并提供Excel格式的下载地址，也许是考虑到大部分生产计划人员只熟悉Excel软件，因此提供Excel格式的下载方式可能是比较好的选择。

事实上，现在大部分有点儿规模的企业都有生产计划系统，因此订单和产能数据必然来自于这些系统的后台数据库，如果我们能够直接或间接和这些数据库建立联系，那么，我们就不用每周都手动从网页上下载数据了，可以直接用Access把数据从数据库中“拉”到我们本地的Access数据库中，这样每周至少节省了我们20分钟的时间。

通过与公司的生产计划系统维护人员协商，我们得到了生产计划系统后台数据库的一个只读权限的密码，这样，我们利用Access的获取外部数据功能，把生产计划活动用到的订单、产能等相关数据自动提取到了本地Access数据库中。

之所以要把所有生产计划相关数据导入到Access中处理，是因为生产计划数据分析涉及多个数据表格，处理多表关联问题对于Excel来说是一个软肋，而Access可以在这方面一显身手。

在Access中，我们把导入的各种生产计划数据通过利用Access查询Access宏进行各种数据分析和处理，最后，把分析结果按照不同部门分别导出到各自的Excel文件中，这个过程大约需要15分钟的时间。

由于我们在Excel中设计了利用数据透视表和Excel其他自动化技术的模型，并且把Excel报告保存到了公司网络的共享文件夹上，因此，只要相关用户在周一上午指定的时间打开共享文件夹上的Excel报告就可以了，不再需要通过E-mail把报告人工地发送给各个用户。因此，节省了第（4），第（5）项活动所需的1个多小时的时间。

就这样，在Office软件的精益活动过程中，通过理流程、找机会、作改善，我们替代或去除了不必要的活动（第（1）、第（2）、第（5）项活动），优化了一些活动（第（3）、第（4）项活动），最终把整个生产计划流程从原来的4个多小时缩短到了30分钟左右！

然而我们并没有满足现状，我们在Access中设计了能够在Access启动时自动运行的宏。再结合Windows操作系统中的“计划任务”工具，把Access启动时间设置成周一凌晨3:00中。这样，在早晨8点上班时，所有报告已经自动为我们准备好了！

这正是在你睡觉的时候，就把活儿干了！不过，这真的不是在做梦，通过本书讲解的知识，你也能！

还有更为重要的：通过改善活动，大大减少了分析报告准备过程中可能产生的人为错误！让生产相关人员更早地拿到分析报告，更为高效合理地安排生产争取了时间，同时也节省了我们的大量时间，使我们能够把精力放在思考更有价值的事情上面。

另外，虽然我们的组织中可能有很多通用的企业管理软件，但是，对于通用的企业管理软件，无论多么完美，相对于随时变化的业务流程，总有它不能及时覆盖的地方。而Excel和Access就是解决这“最后一公里”最佳工具，花一点时间深入学习Excel和Access，一定会让你得到惊喜的回报。并且，由于Excel和Access的知识的通用性，这些知识不但保值，而且会增值！

18.2　Office软件让商务更智能

前面我们介绍了Office软件在精益商务办公方面的应用，事实上，充分利用Office软件，我们还可以走得更远。利用Office软件系统，甚至可以搭建中小企业或者大型企业部门级的商务智能解决方案！

“商务智能”是近些年IT界比较流行的词汇，简单地说，所谓的“商务智能”是指组织利用现代信息技术，收集、管理和分析商务数据和信息，创造和积累商务知识和见解，提高决策水平，改善组织运营水平，增强综合竞争力的一种信息综合应用技术。

采用Office软件系统构建小型商务智能解决方案的优势是投资小，易于培训和使用，适用中小型企业或者是大型企业的部门级应用。对于这些企业和部门来说，虽然规模不大，但是却可能有着丰富的数据积累，建立有自己的数据库或者数据仓库，但是实施商务智能所需的资本支出对他们来说，显得过于庞大，这时，他们可以考虑以Office软件为基础构建初级的商务智能解决方案。

微软Office软件中最重要的两个组件是Excel电子表格软件和Access桌面数据库软件，利用这两个软件，企业就可以构建成本低廉的初级商务智能解决方案。

1．Excel

大多数人通常认为自己已经掌握了Excel的大部分功能，却没有发现该软件与商务智能有任何联系。其实，Excel是一个优秀的商务智能前端软件。该软件具有优异的数据分析、展示和建立模型能力。如果与数据库系统结合起来，就可形成一个低成本的、小型的、灵活的商务智能解决方案。

Excel作为商务智能前端展示工具有如下特点。

（1）易获得性：几乎所有的计算机都安装有Excel软件。

（2）界面熟悉度：绝大多数人都熟悉Excel的基本操作，熟悉Excel的基本界面。以Excel作为商务智能前端展示工具，用户容易接受，有助于降低新系统实施过程中的用户抵触情绪，减少培训支出和实施的周期。

（3）功能强大：Excel本身已经具备了强大的数据分析和展示能力，如果结合微软本身提供的插件（比如Excel 2010中的Power Pivot插件）和其他第三方提供的插件，Excel功能将变得更加强大。事实上Excel功能如此强大和使用如此广泛，使得许多商务智能厂商无法忽视它的存在，甚至不得不在它们的产品里增加了和Excel的接口。

（4）Excel数据透视表功能：透视表功能作为Excel功能最有特色的功能之一，使Excel在没有连接任何OLAP服务器的情况下，也可以使用透视表，这算是一种非常简易的OLAP前端。

（5）可编程性：微软在Office软件中嵌入了VBA开发环境，使用户可以通过编程控制Excel的各种操作，使工作自动化，提高工作效率。

（6）可以通过ODBC与各种数据库连接，使之与各种数据库系统一起构成简易的商务智能系统成为可能。

2．Access

Access是一款优秀的桌面数据库软件，它作为微软Office办公套件的一个组件，应用非常广泛。对于那些数据量不是很大且没有足够的资金实施商务智能小型企业来说是一种简易的数据库替代方案。Access软件具有如下的特点。

（1）易获得性：大部分的计算机都安装有Access 软件。

（2）易开发性：Access作为流行的桌面数据库，不用编写任何代码，就可以编写出专业界面的数据库应用程序，且开发快速。

（3）可以通过ODBC与多种大型数据库连接，并可以与Excel无缝连接。

（4）出色的报表设计能力：基于Access可以开发出各种专业的报表，可以作为商务智能展示工具。

基于微软Office软件的商务智能解决方案架构如图18-1所示，作为商务智能前端展示工具的Excel或者Access直接与各种数据库连接。提取企业不同业务数据库中的数据，利用 Excel提供的各种分析工具对存储于业务数据库中的数据进行分析、预测、建模、展示。

图18-1

商务智能是一个相当广泛的话题，在这里只是给大家一个简单的概念上的了解。要知道，熟练掌握以Excel和Access为主的Office技能，能够在让我们在更广泛的空间里施展我们的才能。让我们共同努力！

微言微语

●　某位Excel用户抱怨：“我接触过Excel 97，然后是Excel 2000，后来一直用Excel 2003，刚刚熟悉Excel 2007，结果Excel 2010又出来了！新界面还没完全熟悉，据说Excel 2013马上就要发布了！”

●　给你自由，你就可以肆无忌惮了吗？——Excel虽然能让我们自由地组织数据，不像Access有那么多规矩，但是，Excel表格和模型设计是必须遵循一些基本规则，否则会给表格或模型的后期扩展和维护带来很大困难！

●　Excel的立表之本：（1）单元格地址的引用方式。（2）公式的自动复制机理。（3）前两者的灵活配合。