1.1　了解公式和函数

在Excel中利用公式可以对表格中的各种数据进行快速的计算。下面将简单介绍公式的组成、运算符、通配符和数组公式等，以便为熟练掌握公式的使用打下基础。

1.1.1　公式和函数的组成

公式由一系列单元格的引用、函数以及运算符等组成，是对数据进行计算和分析的等式。例如公式“=B3+SUM(A1:A3)”，其中“=“和“+”是运算符，“B3”是单元格引用，“SUM(A1:A3)”是函数。

而一个函数通常包含了标识符、函数名和参数这几部分，比如“=IF（B3>A3,1,0）”，其中“=“是标识符，“IF”是函数名，“B3>A3”、“1”和“0”是参数。”

下面来看看标识符、函数名和参数的具体功能。

·标识符：在Excel表格中输入函数式时，必须先输入“＝”号，“＝”号通常被称为函数式的标识符。

·函数名称：函数要执行的运算，位于标识符的后面，通常是其对应功能的英文单词缩写。

·函数参数：紧跟在函数名称后面的是一对半角圆括号“（）”，被括起来的内容是函数的处理对象，即参数表。

而进一步的，来看看函数参数，我们会发现，函数的参数既可以是常量（如“1”）或公式（如“B3>A3”），也可以为其他函数。常见的函数参数类型有以下几种。

·常量参数：主要包括文本(如“苹果”)、数值（如“1”）以及日期（如“2013-3-14”）等内容。

·逻辑值参数：主要包括逻辑真（如“TURE”）、逻辑假（如“FALSE”）以及逻辑判断表达式等。

·单元格引用参数：主要包括引用单个单元格（如A1）和引用单元格区域（如A1:C2）等。

·函数式：在Excel中可以使用一个函数式的返回结果作为另外一个函数式的参数，这种方式称为函数嵌套，如“=IF（A1>8,”优”,IF（A1>6,”合格”,”不合格”））”。

·数组参数：函数参数既可以是一组常量，也可以为单元格区域的引用。

提示：当一个函数式中有多个参数时，需要用英文状态的逗号将其隔开。

1.1.2　运算符的优先级

在使用公式计算数据时，运算符用于连接公式中的操作符，是工作表处理数据的指令。在Excel中，运算符的类型分为4种：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。

·常用的算术运算符主要有：加号“+”、减号“-”、乘号“*”、除号“/”、百分号“%”以及乘方“^”。

·常用的比较运算符主要有：等号“=”、大于号“>”、小于号“<”、小于等于号“<=”、大于等于号“>=”以及不等号“<>”。

·文本连接运算符只有与号“&”，该符号用于将两个文本值连接或串起来产生一个连续的文本值。

常用的引用运算符有：区域运算符“:”、联合运算符“,”以及交叉运算符“ ”（即空格）。

在公式的应用中，应注意每个运算符的优先级是不同的。在一个混合运算的公式中，对于不同优先级的运算，按照从高到低的顺序进行计算。对于相同优先级的运算，按照从左到右的顺序进行计算。

各种运算符的优先级（从高到低）为：冒号“:”、空格、逗号“,”、负数“-”、百分号“%”、乘方“^”、乘号“*”或除号“/”、加号“+”或减号“-”、连字符“&”、比较运算符“=”、“<”、“>”、“<=”、“>=”、“<>”。

例如公式：=A1+A2(A3+A4)。其运算顺序就是(A3+A4)→A2(A3+A4) →A1+A2*(A3+A4)。

1.1.3　函数的分类

在Excel的函数库中提供了多种函数，按函数的功能，通常可以将其分为以下几类。

·文本函数：用来处理公式中的文本字符串。如TEXT函数可将数值转换为文本，LOWER函数可将文本字符串的所有字母转换成小写形式等。

·逻辑函数：用来测试是否满足某个条件，并判断逻辑值。其中IF函数使用非常广泛。

·日期和时间函数：用来分析或操作公式中与日期和时间有关的值。如DAY函数可返回以序列号表示的某日期在一个月中的天数等。

·数学和三角函数：用来进行数学和三角方面的计算。其中三角函数采用弧度作为角的单位，如RADIANS函数可以把角度转换为弧度等。

·财务函数：用来进行有关财务方面的计算。如DB函数可返回固定资产的折旧值，IPMT函数可返回投资回报的利息部分等。

·统计函数：用来对一定范围内的数据进行统计分析。如MAX函数可返回一组数值中的最大值，COVAR函数可返回协方差等。

·查找与引用函数：用来查找列表或表格中的指定值。如VLOOKUP函数可在表格数组的首列查找指定的值，并由此返回表格数组当前行中其他列的值等。

·数据库函数：主要用来对存储在数据清单中的数值进行分析，判断其是否符合特定的条件。如DSTDEVP函数可计算数据的标准偏差。

·信息函数：用来帮助用户鉴定单元格中的数据所属的类型或单元格是否为空等。

·工程函数：用来处理复杂的数字，并在不同的计数体系和测量体系中进行转换，主要用在工程应用程序中。使用这类函数，还必须执行加载宏命令。

·其他函数：Excel还有一些函数没有出现在“插入函数”对话框中，它们是命令、自定义、宏控件和DDE等相关的函数。此外，还有一些使用加载宏创建的函数。

1.1.4　认识数组公式

所谓数组就是单元的集合或是一组处理的值集合。而数组公式就是对两组或多组名为数组参数的值进行多项运算，然后返回一个或多个结果的一种计算公式。

简单地说，可以把数组公式看成是有多重数值的公式。与单值公式最大的不同之处在于数组公式可以产生一个以上的结果。此外，一个数组公式可以占用一个或多个单元，数组的元素可多达6500个。

Excel中数组公式非常有用，尤其在不能使用工作表函数直接得到结果时，数组公式显得特别重要，它可以建立产生多值或对一组值而不是单个值进行操作的公式。

以求合计发放员工工资金额为例，使用数组公式{=SUM(B2:F2-B3:F3)}，意为将B2:F2单元格区域中的每个单元格，与B3:F3单元格区域中的每个对应的单元格相减，然后将每个结果加起来求和。

需要注意，在数组公式中，每个数组参数都要求必须有相同数量的行和列。同时，按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键而不是“Enter”键进行确认，输入的才是数组公式。

提示：输入公式后按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键，即可确认输入数组公式，完成后可以看到公式的两端出现一对大括号“{}”，这是数组公式的标志。