1.3　文档编辑技巧

要想高效的利用Word进行文档编辑和处理，掌握文档的编辑技巧是必须的，如快速查找文本、批量替换文本等，可帮助我们起到事倍功半的效果。

1.3.1　移动文本的位置

在编辑文档的过程中，如果需要将某个词语或段落移动到其他位置，可通过剪切和粘贴操作来完成。移动文本的具体操作步骤如下。

· 选中需要移动的文本内容，在“开始”选项卡的“剪贴板”组中单击“剪切”按钮，将选中的内容剪切到剪贴板中，将光标插入点定位到要移动的目标位置，切换到“开始”选项卡，单击“剪贴板”组中的“粘贴”按钮即可。

· 选择需要移动的文本后，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“剪切”命令，将文本插入点定位到目标位置，再次单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令即可。

· 选择需要复制的文本后，按“Ctrl+X”组合键进行剪切，然后将文本插入点定位到目标位置，按“Ctrl+V”组合键进行粘贴。

1.3.2　快速查找某个词语

用户可以使用查找功能在文档中查找任意字符，如中文、英文、数字和标点符号等，查找其是否出现在文本中以及在文本中出现的位置，并判断是否要进行替换。

查找文本的方法为：在“开始”选项卡的“编辑”组中单击“查找”按钮，将弹出“导航”窗格，在“搜索文档”文本框中输入要查找的词语，程序即可自动查找文档，并将所有查找到的内容以黄色底纹突出显示，单击文本框右侧的“关闭”按钮方可退出查找状态。

此外，我们还可以使用下方的方法进行查找。

Step 01 在“开始”选项卡的“编辑”组中单击“查找”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中单击“高级查找”命令。

Step 02 弹出“查找和替换”对话框，并默认切换到“查找”选项卡，在“查找内容”文本框中输入要查找的内容，单击“查找下一处”按钮逐个查找。

Step 03 完成查找后，单击对话框右上角的“关闭”按钮关闭对话框即可。

1.3.3　撤销与恢复错误编辑

Word会把用户的每一步操作记录下来，当进行了某一步操作后，如果认为不应执行该步操作，则可以进行撤消。执行撤消操作的方法有以下几种。

·单击快速访问工具栏上的“撤消”按钮 ，可撤消上一步操作，继续单击该按钮，可撤消多步操作，直到无路可退。

·单击“撤消”按钮右侧的下拉按钮 ，在弹出的下拉列表中可选择撤消到某一指定的操作。

·按下“Ctrl+Z”（或“Alt+BackSpace”）组合键，可撤消上一步操作，继续按下该组合键可撤消多步操作。

撤消某一操作后，可通过“恢复”功能取消之前的撤消操作，方法如下。

·单击快速访问工具栏中的“恢复”按钮 ，可恢复被撤消的上一步操作，继续单击该按钮，可恢复被撤消的多步操作。

·按下“Ctrl+Y”组合键可恢复被撤消的上一步操作，继续按下该组合键可恢复被撤消的多步操作。

提示：只有执行了“撤消”命令后，“恢复”命令才可使用。进行了多少步“撤消”操作，就可以进行多少步“恢复”操作。

1.3.4　快速替换文本内容

当发现某个字或词全部输错了，可通过Word的“替换”功能进行替换，具体操作步骤如下。

Step 01 打开需要替换内容的文档，将光标插入点定位在文档的起始处。

Step 02 在“导航”窗格中单击搜索框右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中单击“替换”命令

Step 03 弹出“查找和替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入查找内容，在“替换为”文本框中输入替换内容，单击“全部替换”按钮。

Step 04 在弹出的对话框中将弹出替换结果，单击“确定”按钮。

Step 05 返回“查找和替换”对话框，单击“关闭”按钮关闭对话框即可。

1.3.5　快速清除文档中多余空行

如果Word文档中有许多多余的空行，手动删除不仅效率低，而且还相当繁琐，针对这样的情况，我们可以用Word自带的替换功能来进行处理，具体操作步骤如下。

Step 01 打开“查找和替换”对话框，切换到“替换”选项卡，单击“更多”按钮展开该对话框。

Step 02 将光标插入点定位在“查找内容”文本框，单击“特殊格式”按钮，在弹出的菜单中单击“段落标记”命令。

Step 03 此时，“查找内容”文本框中将出现“^P”字样，用同样的方法再在“查找内容”文本框中输入一个“^P”，在“替换为”文本框中输入“^P”。

Step 04 设置完成后单击“全部替换”按钮即可。

1.3.6　快速删除段末的空格

从网络上复制文本内容到Word文档中时，经常会遇到段落末尾带有许多空格的情况，而且所带的空格数量经常不等。若复制的段落很多，逐个的删除段末空格十分浪费时间，此时可通过下面的小技巧快速删除。

方法为：选中要去除段末空格的所有段落，在“开始”选项卡的“段落”组中单击“居中”按钮 ，让选择的段落以居中方式对齐，此时可看到段末的所有空格全部被自动删除了，然后再单击其他对齐方式按钮使段落恢复为原本的对齐方式即可。

1.3.7　将文本框文字快速复制/移动到正文

在Word中处理文档时，如果遇到需要将文本框中的部分或全部文字移动或复制到正文中，可通过下面的方法实现。

·移动全部文字：选中文本框，按住“Ctrl”键不放，在文本框边框上单击鼠标右键，此时文本框中的文字将会全部移动到正文中。

· 移动部分文字：在文本框中选中要移动的文字，按住“Ctrl”键不放，在文本框边框上单击鼠标右键，文本框中所选的文字将会移动到正文中。

·复制全部文字：选中文本框，按住“Ctrl+Shift”键不放，在文本框边框上单击鼠标右键，此时文本框中的文字将会全部被复制到正文中。

· 复制部分文字：在文本框中选中要复制的文字，按住“Ctrl+Shift”键不放，在文本框边框上单击鼠标右键，文本框中所选的部分文字将会被复制到正文中。

1.3.8　快速修改拼写和语法错误

在Word中编辑文档时，难免会出现语法或者拼写错误，系统默认会实时检查，并将错误语句用红色或蓝色波浪线标示出来，以便于用户及时修改。

Step 01 在文档中切换到“审阅”选项卡。

Step 02 在“校对”组中“拼写和语法”按钮。

Step 03 此时窗口右侧将打开“拼写检查”窗格，并在其中显示正确的有关选项。

Step 04 选中需要的正确选项，单击“更改”按钮即可。