2.1　文本格式编辑技巧

在Word文档中输入文本后，为了能突出重点、美化文档，可对文本设置字体、字号和字符间距等格式，从而让千篇一律的文字样式变得丰富多彩。

2.1.1　设置数值的上标与下标

在编辑文档的过程中，如果想输入诸如“X2YN”之类的数据，就涉及到设置上标或下标的方法。下面以设置“X2YN”为例，讲解具体的操作步骤。

Step 01 在文档中输入“X2YN”，选中要设置为下标的文字，这里选“2”，在“开始”选项卡的“字体”组中单击“下标”按钮。

Step 02 选中要设置为上标的文字，这里选“N”，然后单击“上标”按钮。

Step 03 此时可看到“X2YN”就变成了“X2YN”。

提示：选中文本内容后，按下“Ctrl+Shift+=”组合键可将其设置为上标，按下“Ctrl+=”组合键可将其设置为下标。

2.1.2　使用格式刷复制文本格式

格式刷是一种快速应用格式的工具，能够将某文本对象的格式复制到另一个对象上，从而避免重复设置格式的麻烦。当需要对文档中的文本或段落设置相同格式时，便可通过格式刷复制格式。

方法为：选中已设置好格式的文本，单击“剪贴板”组中的“格式刷”按钮 ，此时鼠标指针呈刷子形状 ，按住鼠标左键不放，然后拖动鼠标选择需要设置相同格式的文本即可。

当需要把一种格式复制到多个文本对象时，需要连续使用格式刷，此时可双击“格式刷”按钮，使鼠标指针一直呈刷子状态 。当不再需要复制格式时，可再次单击“格式刷”按钮或按下“Esc”键退出复制格式状态。

2.1.3　改变Word的默认字体格式

Word文档默认的中文字体格式是宋体，西文字体格式是Times New Roman。如果不想使用这种默认的字体，可以通过设置将默认字体格式改为其他字体，设置方法如下。

Step 01 切换到“开始”选项卡，单击“字体”组中的“功能扩展”按钮。

Step 02 弹出“字体”对话框，在“中文字体”文本框中设置需要的字体，在“西文字体”文本框中设置需要的字体。

Step 03 单击“设为默认值”按钮。

Step 04 弹出提示对话框，若希望设置的字体应用到所有Word文档，可选择“所有基于Normal.dotm模版的文档”单选项；若只应用在当前文档，则选择“仅此文档”单选项。

Step 05 选择完成后单击“确定”按钮。

2.1.4　快速撤销自动编号或项目符号

在Word文档中应用自动编号或项目符号样式后，在末尾处按下“Enter”键，该段落默认将应用上一个段落中的自动编号或项目符号样式，以便于用户快速输入。

当Word利用自动更正功能输入自动编号或自动添加项目符号后，如果段落中不再需要这些样式，我们可通过下面的方法快速撤销自动编号或项目符号。

· 按下“BackSpace”键即可撤销。

·单击快速访问工具栏中的“撤销”按钮即可。

· 按下“Ctrl+Z”组合键将其撤销。

2.1.5　让文字缩放自如

在Word中除了用设置字号的方法调整文字的大小，我们还可以用设置字符缩放比例的方式实现。

方法为：选中要设置字符缩放的文本，单击“字体”组中的“功能扩展”按钮，在弹出的“字体”对话框中切换到“高级”选项卡，单击“缩放”下拉列表框，选择需要的缩放比例，设置完成后单击“确定”按钮，返回到Word文档，即可查看设置后字符缩放比例后的效果。

2.1.6　批量转换半角或全角

Word 2013默认以半角方式显示数字和标点符号，如果希望文档全部以全角方式显示，逐个的转换十分麻烦。

此时我们可选中全部文档内容，在“开始”选项卡的“字体”组中单击“更改大小写”下拉按钮，然后在弹出的下拉菜单中选择“全角”命令即可。

如果希望将全角内容转换为半角，选中内容后，在“开始”选项卡的“字体”组中单击“更改大小写”下拉按钮，然后在弹出的下拉菜单中选择“半角”命令即可。

2.1.7　快速清除已设置的格式

对文本设置各种格式后，如果需要还原为默认格式，需要依次清除已经设置的格式，操作方法为：选择需要清除格式的文本，单击“字体”选项组中的“清除所有格式”按钮 即可，然后返回文档，即可查看该文档所有格式已被清除。

2.1.8　快速将文本提升为标题样式

Word默认提供了9种标题样式，依次为“标题1”至“标题9”，如果只需要将文本设置为默认标题样式，我们无需打开“修改样式”对话框进行操作，只需按几个快捷键就能快速将文本提升为标题样式，方法如下。

Step 01 将光标定位到要提升为标题的文本处。

Step 02 按下“Alt+Shift+←”组合键，即可快速将文本提升“标题1”样式。

Step 03 继续按“Alt+Shift+→”组合键，每按一次组合键，即可将文本由“标题1”样式降低为1级。例如按3次“Alt+Shift+→”组合键，可将标题降低为“标题4”样式。

Step 04 如果要提升标题级别，可按“Alt+Shift+←”组合键。

2.1.9　快速切换英文单词的大/小写

在Word文档中编辑英文时，经常会碰到英语单词的大小写切换，为了避免不停的切换大小写耽搁时间，保证文档的高效率编辑，我们可以先将文档全部用小写编辑，完成后再利用快捷键快速切换英文单词的大/小写。

以“word”为例，我们可以用快捷键快速转换大小写，方法如下。

·选中“word”，按下“Shift+F3”组合键一次，将转换为“Cloud”；

· 选中“word”，按下“Shift+F3”组合键两次，将转换为“CLOUD”；

· 选中“word”，按下“Shift+F3”组合键三次，将转换为“cloud”。

2.1.10　为文档设置首字下沉

首字下沉是指将文档段落的第一个文字进行放大，并通过下沉或者悬挂的方式突显段落的开始位置，从而起到活跃版面气氛的用途。

在Word 2013中设置首字下沉时，默认下沉的行数为3行，设置方法为：将鼠标定位到需要设置首字下沉效果的段落中，切换到“插入”选项卡，单击“文本”组中的“首字下沉”下拉按钮，然后在下拉列表中选择需要的下沉效果选项即可。

如果需要更改首字下沉的行数，或者将首字设置为与段落中的其他文字不同的字体，方法如下。

Step 01 将鼠标定位到段落中或者选中要设置效果的段落，在“插入”选项卡中单击“文本”组中的“首字下沉”下拉按钮。

Step 02 在弹出的下拉列表中单击“首字下沉选项”命令。

Step 03 弹出“首字下沉”对话框，选择下沉效果后，下方的“选项”组为可编辑状态。

Step 04 单击“字体”下拉列表框，在下拉列表中可选择首字的字体格式，并根据需要设置首字的下沉行数和首字与其他文字的间距。

Step 05 单击“确定”按钮即可。

2.1.11　在文档内隐藏或显示字符

使用Word编辑文档时，有时需要将文档中的特定文字设置为隐藏文字，以实现保密效果。

在Word 2013中隐藏字符的方法为：选中要隐藏的文本内容，在“开始”选项卡的“字体”组中单击右下角的扩展按钮，弹出“字体”对话框，在“效果”栏中勾选“隐藏”复选框，单击“确定”按钮即可。

如果要将隐藏的内容显示出来，方法为：打开要显示隐藏内容的文档，切换到“文件”选项卡，单击“选项”命令，弹出“Word选项”对话框，切换到“显示”选项卡，勾选“隐藏文字”复选框，单击“确定”按钮，然后在返回的文档中即可看到隐藏的文字被显示出来了。

2.1.12　为文字设置阴影或空心效果

在Word 2013中编辑文档时，也许会根据工作需要为文字设置阴影、空心等效果，以突出需要重点关注的文字。

方法为：选中要设置效果的文字，在“开始”选项卡的“字体”组中单击右下角的扩展按钮，弹出“字体”对话框，在“效果”栏中勾选需要的效果复选框，然后单击“确定”按钮即可。

提示：在Word中可同时为文字设置多种效果，但某些文字效果是不能并存的，例如“阴影”、“阳文”和“阴文”这三种效果中的任意两种都是不能并存的。