4.3　文档审阅技巧

在一些正式场合中，文档由作者编辑完成后，一般还需要通过审阅者进行审阅，本节将为大家介绍审阅过程中的相关操作和技巧。

4.3.1　在文档中使用批注

修改他人文档时，可以使用插入批注的方法，使作者可以清楚的看到审阅者的意见和评价，方便实用，使用方法如下。

Step 01 选中要添加批注的文本，切换到“审阅”选项卡。

Step 02 单击“批注”组中的“新建批注”按钮。

Step 03 此时在文档窗口右侧将会出现一个批注标签，在其中输入批注内容即可。

4.3.2　删除批注

如果不再需要某个批注内容，可通过下面的方法将其删除。

·将光标定位在要删除的批注中，切换到“审阅”选项卡，在“批注”组中单击“删除”下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击“删除”命令即可，若单击“删除文档中的所有批注”命令，将一次性删除文档中添加的所有批注内容。

·使用鼠标右键单击要删除的批注，在弹出的快捷菜单中单击“批注”命令即可。

4.3.3　插入修订标记

Word提供了修订功能，通过文档的修订，文档编辑者可以跟踪多个修订者所进行的修改。

对文档进行修订通常是通过标记的方式插入到文档中的，进行修订文档时，可以根据修订内容的不同以不同标记线条显示，让审阅者可以更明白的观看到文档的变化。

Step 01 打开要显示修订功能的文档，切换到“审阅”选项卡。

Step 02 单击“修订”组中“修订”按钮下方的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“修订”命令。

提示：要取消修订功能，可再次单击“修订”按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“修订”选项。

Step 03 此时“修订”按钮将呈高亮状态显示，表示文档呈修订状态，且文档的所有修改都将以修订的形式清楚地反映出来。

4.3.4　接受与拒绝修订

对于修订过的Word文档，作者可对修订做出接受或拒绝操作。若接受修订，文档会保存为审阅者修改后的状态；若拒绝修订，文档会保存为修改前的状态。

1．接受修订

若要接受修订，可通过下面两种操作方法实现。

·逐一接受：将光标插入点定位在需要接受的修订中，在“审阅”选项卡的“更改”组中，单击“接受”按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“接受并移到下一条”或“接受修订”选项。

·全部接受：在“更改”组中，单击“接受”按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“接受对文档的所有修订”选项。

2．拒绝修订

若不同意修订建议，可通过下面两种方法进行拒绝。

·逐一拒绝：将插入点定位在需要接受的修订中，在“审阅”选项卡的“更改”组中，单击“拒绝”按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“拒绝并移到下一条”或“拒绝修订”选项。

·全部拒绝：在“更改”组中，单击“拒绝”按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“拒绝对文档的所有修订”选项。

4.3.5　标记为最终状态

“标记为最终状态”并不是一项安全功能，只是用来提醒其他用户该文档为已完成的最终版本，以防止审阅者或读者无意中更改文档。将文档标记为最终状态的具体操作步骤如下。

Step 01 打开要标记为最终状态的文档，切换到“文件”选项卡，单击左侧窗格的“信息”命令。

Step 02 在中间窗格中单击“保护文档”按钮，在弹出的下拉列表中单击“标记为最终状态”选项。

Step 03 弹出提示对话框提示该文档将标记为终稿，并自动保存，单击“确定”按钮。

Step 04 弹出提示对话框告知用户该文档已标记为最终状态，单击“确定”按钮。