2.4　整理数据透视表字段

整理数据透视表的报表筛选区域字段可以从一定角度来反映数据的内容，而对数据透视表其他字段的整理，则可以满足用户对数据透视表格式上的需求。

2.4.1　重命名字段

当用户向值区域添加字段后，它们都将被重命名，例如“本月数量”变成了“求和项：本月数量”或“计数项：本月数量”，这样就会加大字段所在列的列宽，影响表格的美观，如图2-18所示。

图2-18　数据透视表自动生成的数据字段名

示例2.4　更改数据透视表默认的字段名称

下面介绍两种对字段重命名的方法，可以让数据透视表列字段标题更加简洁。

方法1　直接修改数据透视表的列字段名称。

这种方法是最简便易行的，请参照以下步骤。

步　骤1

单击数据透视表中列字段的标题单元格（如B3）“求和项：本月数量”。

步　骤2

在【编辑栏】中输入新标题“数量”，按下回车键，如图2-19所示。

步　骤3

依次修改其他字段，将“求和项：国产料”修改为“国产”，“求和项：进口料”修改为“进口”，“求和项：直接工资合计”修改为“直接工资”，“求和项：制造费用合计”修改为“制造费用”，完成后如图2-20所示。

图2-19　直接修改字段名称

图2-20　对数据透视表数据字段重命名

方法2　替换数据透视表默认的字段名称。

如果用户要保持原有字段名称不变，可以采用替换的方法，以图2-18所示的数据透视表为例，请参照以下步骤。

步　骤1

选中数据透视表的列标题单元格区域（如B3:F3），单击【开始】选项卡中的【查找和选择】按钮，在弹出的下拉菜单中选择【替换】命令，调出【查找和替换】对话框，如图2-21所示。

图2-21　调出【查找和替换】对话框

步　骤2

在【查找内容】文本框中输入“求和项：”，【替换为】文本框中输入一个空格，单击【全部替换】按钮，单击【Microsoft Office Excel】对话框中的【确定】按钮关闭对话框，最后单击【查找和替换】对话框中的【关闭】按钮完成设置，如图2-22所示。

图2-22　用替换法对数据透视表数据字段重命名

注意

数据透视表中每个字段的名称必须唯一，Excel不接受任意两个字段具有相同的名称，即创建的数据透视表的各个字段的名称不能相同，修改后的数据透视表字段名称与数据源表头标题行的名称也不能相同，否则将会出现错误提示，如图2-23所示。

图2-23　出现同名字段的错误提示

2.4.2　整理复合字段

如果数据透视表的值区域中垂直显示了“本月数量”、“制造费用合计”、“国产料”、“进口料”和“直接工资合计”多个字段，如图2-24所示，为了便于读取和比较数据，用户可以重新安排数据透视表的字段。

图2-24　值区域垂直显示的字段

示例2.5　水平展开数据透视表的复合字段

在数据透视表“值”字段标题单元格（如B3）上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【将值移动到】→【移动值列】命令，如图2-25所示。

此时，多个值字段成水平位置排列，如图2-26所示。

图2-25　移动值字段

图2-26　多个值字段水平排列

此外，在【数据透视表字段列表】对话框中的【行标签】区域内单击【∑数值】字段，在弹出的快捷菜单中选择【移动到列标签】命令，也可水平展开数据透视表的复合字段，如图2-27所示。

图2-27　利用【数据透视表字段列表】将多个值字段水平排列

2.4.3　删除字段

用户在进行数据分析时，对于数据透视表中不再需要显示的字段可以通过【数据透视表字段列表】对话框来删除。

示例2.6　删除数据透视表字段

以图2-28所示的数据透视表为例，如果要将行字段“货位”删除，请参照以下步骤。

图2-28　需要删除字段的数据透视表

步　骤1

调出【数据透视表字段列表】对话框，如图2-29所示。

步　骤2

在【数据透视表字段列表】对话框【行标签】区域内单击“货位”字段，在弹出的快捷菜单中选择【删除字段】命令即可将所选字段删除，如图2-30所示。

图2-29　调出【数据透视表字段列表】对话框

图2-30　删除数据透视表字段

2.4.4　隐藏字段标题

如果用户不希望在数据透视表中显示行或列字段的标题，可以通过以下步骤实现对字段标题隐藏。

以图2-31所示的数据透视表为例，单击数据透视表中的任意单元格（如A9），调出【数据透视表工具】，在【数据透视表工具】的【选项】选项卡中单击【字段标题】按钮，数据透视表中原有的行字段标题“产品码”和列字段标题“货位”将被隐藏。

图2-31　隐藏字段标题

如果再次单击【字段标题】按钮，可以显示被隐藏的“产品码”和“货位”行列字段标题。

2.4.5　活动字段的折叠与展开

数据透视表工具栏中的字段折叠与展开按钮可以使用户在不同的场合显示和隐藏一些较为敏感的数据信息。

示例2.7　显示和隐藏敏感的数据信息

如果用户希望在图2-32所示的数据透视表中将“客户代码”字段折叠起来，在需要显示的时候再分别展开，可以参照以下步骤。

图2-32　字段折叠前的数据透视表

步　骤1

单击数据透视表中的“客户代码”或“销售部门”字段，也可以单击字段下的各项单元格（如C6），在【数据透视表工具】的【选项】选项卡中单击【活动字段】中的【折叠整个字段】按钮，将“客户代码”字段折叠隐藏，如图2-33所示。

图2-33　折叠“客户代码”字段

步　骤2

分别单击数据透视表“销售部门”字段中的“三部”、“四部”和“一部”项的“+”按钮可以将“销售部门”字段中的各“项”分别展开用以显示指定项的明细数据，如图2-34所示。

图2-34　显示指定项的明细数据

提示

在数据透视表中各项所在的单元格上双击鼠标也可以显示或隐藏该项的明细数据。

数据透视表中的字段被折叠后，在【数据透视表工具】的【选项】选项卡中单击【活动字段】中的【展开整个字段】按钮即可展开所有字段。

如果用户希望去掉数据透视表中各字段项的“+/-”按钮，在【数据透视表工具】的【选项】选项卡中单击【显示】中的【+/-按钮】按钮即可，如图2-35所示。

图2-35　显示或隐藏【+/-】按钮