5.1　数据透视表排序

5.1.1　使用手动排序

1．利用拖曳数据项对字段进行手动排序

示例5.1　利用拖曳数据项对字段进行手动排序

图5-1展示了一张由数据透视表创建的工资发放表。如果希望将“部门”字段下的“行政部”数据项排在“公共宣传科”之前，请参照以下步骤。

选中“部门”字段下“行政部”数据项的任意单元格（如A5），将鼠标指针停靠在其边框线上，待出现时单击鼠标左键不放，将其拖曳到“公共宣传科”的上边框线上，松开鼠标即可完成对“行政部”数据项的排序，如图5-2所示。

图5-1　排序前的数据透视表

图5-2　利用鼠标拖曳进行手动排序

2．利用移动命令对字段进行手动排序

示例5.2　利用移动命令对字段进行手动排序

仍以图5-1为例，如果希望将“部门”字段下的“公共宣传科”数据项排在最后位置，请参照以下步骤。

选中“部门”字段下的“公共宣传科”数据项的任意单元格（如A2），单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【移动】→【将“公共宣传科”移至末尾】命令，即可将“公共宣传科”数据项排在“部门”字段数据项的末尾位置，如图5-3所示。

图5-3　利用移动命令进行手动排序

5.1.2　使用自动排序

1．利用【数据透视表字段列表】对话框进行排序

示例5.3　利用数据透视表字段列表进行排序

图5-4所示展示了一张由数据透视表创建的“年度费用核算”表。如果希望对“月份”字段按月进行升序排序，请参照以下步骤。

图5-4　年度费用核算

将鼠标指针停靠在【数据透视表字段列表】对话框中的“月份”字段上，将会出现一个下拉按钮，单击这个下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择【升序】命令，即可完成对“月份”字段的升序排序，如图5-5所示。

图5-5　利用数据透视表字段列表进行排序

2．利用字段的下拉列表进行排序

利用数据透视表行标签标题下拉菜单中的排序选项也可以进行排序。

示例5.4　利用字段的下拉列表进行排序

仍以图5-4为例，对“月份”字段按月进行升序排序，请参照以下步骤。

单击数据透视表行标题“月份”字段的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中单击【升序】命令，也可以完成对“月份”字段的升序排序，如图5-6所示。

图5-6　利用字段的下拉列表进行排序

3．利用数据透视表专有工具栏进行排序

示例5.5　利用数据透视表工具选项进行排序

仍以图5-4为例，对“月份”字段按月进行升序排序，请参照以下步骤。

单击需要排序字段的标题或任意数据项的单元格（如A3），在【数据透视表工具】的【选项】选项卡中单击按钮，即可完成对选中字段的升序排序，如图5-7所示。

图5-7　利用数据透视表工具进行排序

5.1.3　使用其他排序选项排序

1．以数值字段对字段进行排序

示例5.6　以数值字段对字段进行排序

图5-8所示展示了一张由数据透视表创建的物料报价表。如果希望对“物料编码”字段按“求和项：数量”字段汇总值升序排序，请参照以下步骤。

单击“物料编码”字段的下拉按钮，在弹出的快捷菜单中选择【其他排序选项】命令，在弹出的【排序（物料编码）】对话框中，单击【升序排序（A到Z）依据】单选钮，然后单击出现的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【求和项：数量】选项，最后单击【确定】按钮返回数据透视表，完成对“物料编码”字段的排序，如图5-9所示。

图5-8　排序前的数据透视表

图5-9　物料编码按数量汇总升序排序

2．以数值字段所在列进行排序

示例5.7　以数值字段所在列进行排序

仍以图5-8所示的数据透视表为例，如果希望依据“区域”字段“A”区域的数量对“物料编码”字段进行升序排序，请参照以下步骤。

步　骤1

单击“物料编码”字段的下拉按钮，在弹出的快捷菜单中选择【其他排序选项】命令，在弹出的【排序（物料编码）】对话框中，单击【升序排序（A到Z）依据】单选钮，然后单击出现的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【求和项：数量】选项，单击【其他选项】按钮，打开【其他排序选项（物料编码）】对话框，如图5-10所示。

步　骤2

在【其他排序选项（物料编码）】对话框中，单击【排序依据】选项的【所选列中的值】单选钮，然后在数据透视表中选择“区域”字段的“A”区域数据项对应的“数量”字段汇总项的任意单元格（如B3），单击【确定】按钮返回【排序（物料编码）】对话框，再次单击【确定】按钮返回数据透视表，如图5-11所示。

图5-10　打开其他排序选项对话框

图5-11　按A区域的数量对物料编码进行排序

3．按笔画排序

在默认情况下，Excel是按照汉字拼音字母顺序进行排序的。以中文姓名为例，首先根据姓氏的拼音首字母在26个英文字母中的位置顺序进行排序，如果同姓，再依次比较姓名中的第二和第三个字。

然而，在中国人的习惯中，常常是按照“笔划”的顺序来排列姓名的。这种排序的规则是：首先按姓字的笔划数多少排列，同笔划数的姓字则按起笔顺序（横、竖、撇、捺、折）排序，笔划数和笔形都相同的姓字，按字形结构排序，先左右、再上下，最后整体字。如果姓字相同，则依次再看姓名中的其他字，规则同姓字。

示例5.8　按笔画顺序对工资条报表的姓名字段排序

图5-12所示展示了由数据透视表创建的工资条报表，如果希望根据笔画顺序对数据透视表的“姓名”字段升序排序，请参照以下步骤。

图5-12　工资条数据列表

步　骤1

单击“姓名”字段标题的下拉按钮，在弹出的快捷菜单中选择【其他排序选项】命令，在弹出的【排序（姓名）】对话框中依次单击【升序排序（A到Z)依据】单选钮和【其他选项】按钮，在弹出的【其他排序选项（姓名）】对话框的【自动排序】选项区中取消勾选【每次更新报表时自动排序】复选框，在【方法】选项中单击【笔画排序】单选钮，如图5-13所示。

图5-13　进入其他排序选项

步　骤2

单击【其他排序选项（姓名）】对话框的【确定】按钮返回【排序（姓名）】对话框，再单击【确定】按钮返回数据透视表，完成对“姓名”字段按笔画排序，如图5-14所示。

图5-14　完成按笔画对姓名字段升序排序

注意

Excel中按笔划排序的规则并不完全符合前文所提到的中国人的习惯。对于相同笔划数的汉字，Excel按照其内码顺序进行排列，而不是按照笔划顺序进行排列。对于简体中文版用户而言，相应的内码为代码页936（ANSI/OEM-GBK）。

4．自定义排序

Excel排序功能在默认情况下仅包括数字的大小、英文或拼音字母顺序等有限的规则，但某些时候，用户需要依据超出上述范围以外的特定规则来排序。例如，公司存在“行政部”、“人力资源部”、“公共宣传科”和“营业部”等多个职能部门，如果要按照职能部门的性质来排序，那么利用Excel默认的排序规则是无法完成的。此时，可以通过“自定义序列”的方法来创建一个特殊的顺序，并要求Excel根据这个顺序进行排序。

示例5.9　对职能部门按自定义排序

图5-15所示展示了一张由数据透视表创建的工资条数据列表，如果希望对“部门”字段按“行政部”–“人力资源部”–“公共宣传科”–“营业部”的顺序进行升序排序，请参照以下步骤。

图5-15　排序前的数据透视表

在排序之前需要先创建一个自定义序列，将“部门”的排序规则信息传达给Excel。

步　骤1

单击【文件】→【选项】，在弹出的【Excel选项】对话框中单击【高级】选项卡，在【常规】中单击【编辑自定义列表】按钮，弹出【自定义序列】对话框，如图5-16所示。

图5-16　打开【自定义列表】对话框

步　骤2

在【自定义序列】对话框右侧的【输入序列】文本框中按部门顺序依次输入自定义序列的各个元素：“行政部”、“人力资源部”、“公共宣传科”和“营业部”，每个元素之间用英文半角逗号隔开，或者每输入一个元素后按<Enter>键。全部元素输入完成后单击【添加】按钮，最后单击【确定】按钮完成设置，此时，左侧的【自定义序列】列表中已经显示出用户自定义序列的内容，如图5-17所示，再次单击【确定】按钮关闭【Excel选项】对话框。