20.6　“Microsoft Query”查询不重复数据

示例20.6　使用Microsoft Query查询不重复数据创建数据透视表

“Microsoft Query”是由Microsoft Office提供的一个查询工具。它使用SQL语言生成查询语句，并将这些语句传递给数据源，从而可以更精准地从外部数据源中导入匹配条件的数据到Excel中。

图20-39所示列示了某公司员工2012-5-2的考勤打卡记录，因考勤机故障，致使导出的打卡记录中部分记录出现重复，现在需要将重复的数据删除并且还要统计员工的打卡次数，请参照以下步骤。

图20-39　某公司员工2011-5-2的考勤打卡记录

步　骤1

新建一个Excel工作簿，将其命名为“使用Microsoft Query查询不重复数据创建数据透视表.xlsx”，打开该工作簿，将Sheetl工作表改名为“考勤统计”，然后删除其余的工作表。

步　骤2

在【数据】选项卡中单击【自其他来源】按钮，在出现的扩展列表中选取【来自Microsoft Query】，弹出【选择数据源】对话框，单击【数据库】选项卡，在编辑框中选中“Excel Files*”类型的数据源，并取消【使用“查询向导”创建/编辑查询】复选框的勾选，如图20-40所示。

图20-40　【选择数据源】对话框

注意

必须取消“使用‘查询向导’创建/编辑查询”复选框的勾选，否则将进入“查询向导”模式，而不是“Microsoft Query”。

步　骤3

单击【确定】按钮，“Microsoft Query”自动启动，并弹出【选择工作簿】对话框。选择要导入的目标文件的所在路径，单击【确定】按钮，激活【添加表】对话框，如图20-41所示。

图20-41　按路径选择数据源工作簿

步　骤4

在【添加表】对话框的【表】编辑框中选中“打卡记录$”，单击【添加】按钮向“Microsoft Query”添加数据列表，如图20-42所示。

步　骤5

单击【关闭】按钮关闭【添加表】对话框，在【打卡记录$】编辑框中双击“*”（星号）向数据窗格中添加所有数据记录，如图20-43所示。

步　骤6

依次在【Microsoft Query】菜单栏中单击【视图】一【查询属性】，弹出【查询属性】对话框，勾选【不选重复的记录】复选框，然后单击【确定】按钮关闭对话框，如图20-44所示。

图20-42　将数据表添加至Microsoft Query

图20-43　向数据窗格中添加数据

图20-44　不选重复的记录

步　骤7

单击【Microsoft Query】工具栏中的按钮，将数据返回到Excel，此时Excel窗口中将弹出【导入数据】对话框，单击【数据透视表】单选钮并指定【数据的放置位置】为现有工作表的“$A$3”，单击【确定】按钮生成数据透视表，如图20-45所示。

图20-45　将数据返回到Excel

步　骤8

将【数据透视表字段列表】中的“打卡日期”、“姓名”、“打卡时间”和“计数项：打卡时间”字段拖动至【在以下区间拖动字段】的相关区域中，完成数据透视表的创建，如图20-46所示。

图20-46　员工不重复打卡次数统计

利用Microsoft Query进行不重复数据查询后，打卡记录中的重复记录将不被计入统计，如员工“陈斌”的实际打卡次数应为2次，如图20-47所示。

图20-47　原始数据和不重复查询后的数据对比

本例通过利用“Microsoft Query”进行数据查询，并利用查询属性中“不选重复的记录”特性对原始数据进行筛选，最终得到满足用户需要的数据透视表。